SOSIALISASI DIVISI SEKRETARIAT & DATA KOMED PUSAT

Topic : Sosialisasi DIVISI SEKRETARIAT & DATA ke Sekretaris Wilayah 

Yang Menyampaikan : Eka & Endang 

Jumlah Peserta : 19 dari Sekretaris Wilayah

Notulensi : Eka

Pembahasan : 

1. CARA KELOLA DRIVE DAN PENYUSUNAN DRIVE 

1. Folder Kepengurusan KOMED Wilayah

2. Folde Program & Pengelolaan Program

3. Folder Produk yang di Hasilkan KOMED Wilayah

4. Folder Anggota KOMED Wilayah

5. Foder Administrasi & Pelaporan 

2. Ketentuan Surat Menyurat

3. Jenis Surat 

4. Alur membuat Surat

5. Sertifikat 

KETENTUAN UMUM

Pengertian

Kesekretariatan merupakan aktivitas atau kegiatan organisasi menyangkut urusan ketatausahaan dan persuratan organisasi. Aktivitas yang dilakukan oleh sekretariat atau sekretaris, terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi, surat menyurat dan penyimpanan dokumen.

Surat khusus adalah bentuk surat yang memiliki karakteristik dan format yang berbeda dari jenis surat lainnya dan digunakan oleh pimpinan organisasi untuk kepentingan tertentu yang bersifat khusus atau mendesak.

Administrasi perbekalan adalah aktivitas atau kegiatan organisasi dalam bidang pengadaan, pengelolaan, pemeliharaan, pengarsipan, fasilitas sarana dan prasarana organisasi.

Tujuan

Sebagai landasan dalam melakukan penataan dan pengelolaan administrasi organisasi yang profesional dan komprehensif untuk menghasilkan penyelenggaraan kerja organisasi yang efektif dan efisien.

PERSURATAN

Surat Rutin

Surat-surat yang dikirim dan diterima tanpa kekhususan tertentu. Surat rutin biasanya digunakan untuk memberitahukan informasi umum kepada pengurus atau anggota. Bentuk surat rutin bisa berupa memo atau catatan dari pengurus ke anggota atau anggota ke pengurus terkait organisasi. Surat jenis ini bisa dilakukan melalui pesan singkat elektronik (sms), whatsapp, telegram. Ataipun Email

• Surat Undangan: 

Surat yang berisi permintaan resmi untuk kehadiran seseorang, sekelompok orang, atau organisasi di suatu acara. Surat ini bisa bersifat formal atau informal, baik dalam bentuk cetak maupun surat elektronik (surel)

• Surat Perjanjian: 

Surat-surat yang berisi perjanjian dengan organisasi atau pihak lain di luar organisasi. Surat Mandat: Surat-surat yang memberikan kuasa kepada pihak lain atau perorangan atas nama organisasi untuk melaksanakan tugas- tugas tertentu dengan batas waktu tertentu.

• Surat Pengantar: 

Surat-surat yang berfungsi sebagai pengantar pengiriman.

• Surat Pernyataan: 

Surat-surat yang berisi pernyataan sikap organisasi terhadap suatu persoalan. Surat Keterangan: Surat-surat yang berisi keperluan organisasi tentang keberadaan perorangan, program kegiatan, dan hal-hal lain dalam organisasi.

• Surat Tugas:

Surat resmi yang dikeluarkan oleh Ketua, kepada anggota pengurus organisasi untuk melaksanakan tugas tertentu.

• Surat Narasumber

Surat yang berisi tentang permintaan resmi seseorang, sekelompok orang, atau organisasi untuk menjadi pembicara di suatu acara . Surat ini bisa bersifat formal atau informal, baik dalam bentuk cetak maupun surat elektronik (surel)

Bagian Surat

1. Logo KOMED dan Dompet dhuafa tercetak di bagian atas sebelah kanan

2. Terdapat tanggal pembuatan

3. Nomor Surat

001/KOMED/I/2023

Penjabaran:

001 : Kode nomor urutan surat keluar

KOMED : Kode Organisasi

I : Kode Bulan dikeluarkannya surat

2023 : Kode Tahun dikeluarkanya surat

4. Hal diisi sesuai dengan tujuan dari surat dibuat

5. Tanggal, Tujuan dan alamat surat

1. Tujuan dan alamat surat ditulis di bawah tujuan surat  sebelah kiri sejajar dengan badan surat. Silahkan lihat contoh.

2. Tanggal surat ditulis di sudut kiri  bawah sebelum tanda tangan.

3. alamat ditulis di bawah tujuan surat

6. Pembuka, alinea, dan penutup surat

1. Pembuka: salam/sapaan, dilanjutkan dengan kalimat pembuka dan pembukaan tujuan isi surat.

2. Isi: menyampaikan pokok bahasan surat

3. Penutup: kalimat penutup dilanjutkan dengan ucapan terima kasih dan salam.

7.   Pengirim dan penanda tangan Surat

1. Pengurus KOMED, harus mengetahui Koordinator KOMED Pusat

2. Pengurus KOMED Wilayah harus mengetahui Koordinator KOMED Wilayah

3. Pembubuhan tanda tangan bisa menggunakan tanda tangan elektronik berupa foto tanda tangan berformat PNG atau barcode, tanda tangan dapat berupa tulisan secara langsung (menggunakan tinta basah)

8.   Stempel

      Stempel menyesuaikan logo KOMED

             

SURAT KHUSUS

1. SURAT PERJANJIAN KERJA

Untuk Surat perjanjian kerja terdapat penomoran khusus 

Contoh  001/KOMED-JKT/SPK/V/2023

Penjabaran:

001 : Kode dari nomor kegiatan

KOMED-JKT : Kode Organisasi dan Kode wilayah (untuk wilayah lain ada di tabel)

SPK : Kode Surat Perjanjian kerja

V : Kode Bulan dikeluarkannya surat

2023 : Kode Tahun dikeluarkanya surat

SERTIFIKAT

Untuk sertifikat yang di keluarkan KOMED Wilayah wajib memakai penomoran yang sudh di tentukan

(002/KOMED-JTK/STF/V/2023)

Penjabaran:

002 : Kode nomor urutan kegiatan KOMED wilayah

KOMED-JKT : Kode Organisasi dan Kode wilayah (untuk wilayah lain ada di tabel)

STF : Kode Sertifikat

V : Kode Bulan dikeluarkannya sertifikat

2023 : Kode Tahun dikeluarkanya sertifikat

Tabel Kode Wilayah

WILAYAH	KODE SERTIFIKAT
KOMED BOGOR	KOMED-BGR
KOMED BANTEN	KOMED-BTN
KOMED BANDUNG	KOMED-BDG
KOMED DIY	KOMED-DIY
KOMED JAKARTA	KOMED-JKT
KOMED DEPOK	KOMED-DPK
KOMED RIAU	KOMED-RIAU
KOMED BEKASI	KOMED-BKS
KOMED PALEMBANG	KOMED-PLG
KOMED JAWA TENGAH	KOMED-JTG
KOMED JAWA TIMUR	KOMED-JTM
KOMED BATUBARA	KOMED-BTBR
KOMED ASAHAN	KOMED-ASH
KOMED MAKASSAR	KOMED-MKS
KOMED DONGGALA	KOMED-DGL
KOMED GOWA	KOMED-GOWA
KOMED NTB	KOMED-NTB
KOMED BIMA	KOMED-BIMA
KOMED DOMPU	KOMED-DMP
KOMED TAKALAR	KOMED-TKL
KOMED HULU SUNGKAI UTARA	KOMED-HSU
KOMED LOMBOK TIMUR	KOMED-LOTIM

PROSEDUR SURAT MENYURAT

1. KOMED PUSAT DAN KOMED WILAYAH 

1. Menggunakan template surat yang sudah disediakan

2. Menuliskan data surat di Link yang sudah disediakan

3. Menginformasikan di grup sekretaris apabila sudah membuat surat

4. Koordinator KOMED PUSAT  Menandatangani Surat yang sudah di buat

Replay